Para organizar un evento con interpretación simultánea hay que definir los idiomas y cuántas personas van a usar la interpretación, reservar con tiempo intérpretes y equipos, prever el lugar para las cabinas, enviar a los intérpretes el material del evento y hacer una prueba técnica antes de empezar. Lo explicamos paso a paso.
1. Defina los idiomas y el público
Lo primero es saber:
- En qué idiomas se va a hablar en el escenario.
- A qué idiomas hay que interpretar, según el público.
- Cuántas personas van a necesitar la interpretación. No siempre son todos los asistentes: quien entiende el idioma del orador no necesita receptor.
Con eso se calcula todo lo demás: cuántas cabinas, cuántos intérpretes y cuántos receptores. Si el formulario de inscripción del evento pregunta en qué idioma prefiere escuchar cada asistente, el cálculo es exacto.
2. Elija la modalidad
Para un congreso, una conferencia o una sesión con mucho público, lo que corresponde es la interpretación simultánea: el evento avanza a su ritmo y cada persona escucha en su idioma. Para reuniones chicas, entrevistas o recorridos, puede convenir la consecutiva, que no necesita equipo; en reuniones de negocios y visitas, su forma habitual es la interpretación de enlace. Si tiene dudas, lea las diferencias entre interpretación simultánea y consecutiva.
3. Reserve intérpretes y equipos con tiempo
Los intérpretes con experiencia y los equipos se reservan por fecha. Cuanto antes confirme, más fácil es tener a las personas indicadas para su tema.
Tenga en cuenta que la interpretación simultánea se hace en equipo: la regla general de la AIIC, la asociación internacional de intérpretes de conferencia, es de al menos dos intérpretes por idioma y por cabina, que se turnan durante la jornada. No es un lujo: con el paso de los minutos la concentración baja y la calidad se resiente.
4. Prevea el lugar para las cabinas
Hable con el lugar del evento antes de cerrar la sala. Las cabinas necesitan:
- Un espacio, en general al fondo o a un costado de la sala, con vista directa y sin obstáculos al escenario y a las pantallas.
- Electricidad cerca.
- Tiempo de montaje antes del evento, y de desmontaje después.
Si la sala ya tiene cabinas fijas, conviene que los técnicos las revisen antes. Le contamos más sobre los equipos de traducción simultánea.
5. Envíe el material a los intérpretes
Es el paso que más mejora la calidad, y el que más se olvida. Los intérpretes preparan cada evento: estudian el tema, la terminología y los nombres propios. Para eso necesitan, con unos días de anticipación:
- El programa del evento y la lista de oradores, con sus nombres y cargos.
- Las presentaciones que se van a proyectar.
- Los discursos escritos, aunque el orador después no los lea al pie de la letra.
- Los videos que se van a pasar, con su guion si lo tienen.
- Glosarios, informes o documentos sobre el tema, si los hay.
Si el material es confidencial, dígalo al enviarlo: los intérpretes trabajan con reserva profesional.
6. Prepare a los oradores
Unos pocos consejos para quienes van a hablar hacen una gran diferencia:
- Hablar siempre por el micrófono, también en las preguntas y respuestas.
- No leer demasiado rápido. Un texto leído en voz alta va más rápido que el habla natural y es más difícil de interpretar.
- Avisar si van a proyectar un video o mostrar algo que no está en la presentación.
- Si hacen un chiste o una cita, que sea comprensible: los juegos de palabras casi nunca se pueden traducir.
7. Haga la prueba técnica
Antes de abrir las puertas, con los equipos ya instalados, conviene probar:
- Que el sonido de cada micrófono llega a las cabinas.
- Que cada canal sale en el idioma correcto.
- Que los receptores reciben bien en toda la sala, también en las últimas filas.
- Que el audio de los videos llega a las cabinas.
8. El día del evento
- Entregue los receptores a la entrada, en una mesa con personal, y explique cómo elegir el canal. Se suelen entregar contra un documento, para que vuelvan todos.
- Anuncie al comienzo que hay interpretación y en qué canal está cada idioma.
- Avise a los intérpretes de los cambios en el programa: un orador nuevo, un cambio de orden, una presentación distinta.
- Recoja los receptores a la salida.
Lista rápida para pedir el presupuesto
Para cotizar un evento con interpretación simultánea necesitamos:
- Fecha y horario del evento.
- Lugar.
- Cantidad de asistentes.
- Idiomas.
- Si necesita equipos o solo intérpretes.
Qué hace cambiar el presupuesto lo explicamos en cuánto cuesta la interpretación simultánea.
En Traducime ponemos los intérpretes y el equipo, que es nuestro, y acordamos con usted los horarios. Si el evento es pronto, también atendemos pedidos urgentes, con recargo. Escríbanos con esos datos o vea nuestro servicio de interpretación simultánea.
Fuentes: Normas profesionales y Código de ética de la AIIC (2022).
Los requisitos de cada institución pueden cambiar. Antes de iniciar un trámite, confírmelos en la página oficial de la institución o escríbanos y lo orientamos.